Il regolamento della compravendita avviene contro documenti. L'operazione viene svolta tramite una banca, designata ed utilizzata dalle parti, che però opera in qualità di semplice intermediaria tra compratore e venditore.
L'aspetto di rischio ricade sull'esportatore qualora l'importatore decida di non ritirare i documenti presso la banca. Questa forma di pagamento è quindi raccomandabile a due condizioni:
- quando nel paese dell'importatore non esistano condizioni politiche ed economiche che possano condurre all'introduzione di restrizioni doganali sulle importazioni e valutarie sui trasferimenti con l'estero
- quando tra venditore e compratore esista un tale rapporto di fiducia e di correttezza commerciale da escludere l'eventualità del mancato ritiro dei documenti e non esistano dubbi particolari sulla volontà e capacità di pagare dell'acquirente.
Con questa forma di pagamento vengono a crearsi due circuiti:
- uno riguarda la merce che viene consegnata al vettore scelto da chi tra i contraenti ha l'obbligo di stipulare il contratto di trasporto (secondo il termine di resa adottato nella compravendita)
- l'altro che riguarda il giro bancario dei documenti necessari al destinatario per poter espletare le formalità doganali di importazione e, successivamente, per ritirare la merce dal vettore.
La banca presentatrice non può in alcun caso consegnare i documenti all'importatore senza aver ricevuto il pagamento secondo le condizioni del mandato ricevuto operando in base a precise disposizioni che provengono esclusivamente dal venditore, e senza entrare nel merito sulla regolarità e sul contenuto dei documenti oggetto dell'incasso.
Va sottolineato che le banche intermediarie nell'operazione non assumono alcuna responsabilità nel caso in cui l'acquirente non ritiri i documenti.
- La merce arrivata a destinazione rimane nella custodia del vettore o del suo agente quando il documento di trasporto indichi come ricevitore il nominativo della banca presentatrice. In questo caso la merce verrà consegnata al destinatario soltanto quando lo stesso potrà produrre un "release order " ossia un documento in cui la banca, cui la merce risulta essere indirizzata, autorizza (proprio perché è intervenuto il pagamento della documentazione) il vettore alla consegna della merce.
- Se invece sul documento di trasporto come "consignee" risulta il nominativo del destinatario è evidente che questi può presentarsi al vettore e legittimamente richiedere che i beni gli vengano consegnati.
Procedure di importazione
Negli incassi documentari è inoltre molto importante valutare con attenzione la regolamentazione doganale delle importazioni in vigore nel paese nel quale risiede il partner con cui si vanno ad instaurare rapporti d'affari.
Ogni Paese infatti stabilisce in modo autonomo con proprie norme giuridiche e regolamentari le formalità ed i documenti indispensabili per consentire l'ingresso di merci estere nel proprio territorio.
Se, ad esempio, le operazioni doganali di importazione possono essere espletate senza necessità di presentare l'originale dei documenti di trasporto, e quindi senza sottostare ad eventuali vincoli imposti relativamente alla consegna delle merci al destinatario, la forma di pagamento contro documenti diventa molto rischiosa.
Sempre strettamente legato alle procedure amministrative applicabili all'importazione nel Paese di destinazione c'è poi l'ulteriore problema che riguarda le merci che non vengono ritirate dal destinatario.
Si è detto che la merce resta nella custodia del vettore o del suo agente o da questi introdotta in un magazzino. A livello doganale però la merce si trova allo stato estero e, in un termine variabile da Paese a Paese, a questa deve essere data una destinazione ovvero deve essere vincolata ad un regime doganale (importazione temporanea, definitiva, transito, ecc.).
Qualora questo non avvenga per varie ragioni, le merci cadono in abbandono e l'amministrazione doganale può disporne il sequestro, distruggerle o disporne la vendita a trattativa privata o mediante asta pubblica.
In questo ultimo caso l'esportatore sfortunato avrà cura di precostituirsi una adeguata documentazione fiscale per essere poi in grado di dimostrare il mancato incasso dell'importo dal cliente estero.
In conclusione il pagamento contro documenti, pur presentando un certo equilibrio nella ripartizione dei rischi, non garantisce al venditore l'incasso della vendita.
Per una forma più sicura, sempre che il cliente sia d'accordo, è opportuno ricorrere a garanzie sussidiarie collegate alla rimessa documentaria come la garanzia bancaria o l'avallo cambiario (dove ammesso) oppure passare all'apertura di credito documentario.