Tale forma di pagamento è conosciuta anche con il nome CAD Cash Against Documents (nel sistema di pagamento C.O.D. - Cash On Delivery - i documenti viaggiano con la merce, nell'incasso documentario essi viaggiano separatamente, generalmente, tramite banca).
Nell'intento di uniformare le diverse interpretazioni nell'ambito degli scambi internazionali e di disciplinare obblighi e responsabilità delle parti interessate, la Camera di Commercio Internazionale di Parigi (CCI) ha regolamentato questa forma di pagamento con la Pubblicazione n. 522 "Norme uniformi relative agli incassi " conosciuta con il nome NUI, in vigore dal 1° gennaio 1996.
Soggetti
- Cedente: è l'esportatore che affida l'operazione d'incasso alla propria banca
- Banca trasmittente: è la banca alla quale il cedente-esportatore ha affidato l'operazione d'incasso
- Banca presentatrice: è la banca incaricata dell'incasso, che effettua la presentazione dei documenti al trassato-importatore
- Trassato: è l'importatore al quale deve essere effettuata la presentazione in conformità con l'ordine di incasso.
Modalità di regolamento
- Documenti contro pagamento (D/P), ovvero "documents against payment": la banca presentatrice è tenuta a consegnare i documenti all'importatore contro il pagamento della somma indicata.
- Documenti contro accettazione (D/A), ovvero "documents against acceptance": la banca presentatrice è tenuta a consegnare i documenti all'importatore contro l'accettazione di una o più cambiali tratte o firma di pagherò cambiario. Tali effetti possono essere trattenuti per il successivo incasso sino alla scadenza stabilita, oppure possono essere restituiti alla banca trasmittente, secondo le istruzioni ricevute.
- Documenti contro garanzia bancaria: prevede, ai fini della consegna dei documenti, un duplice adempimento: accettazione di effetti a scadenza e contemporaneo rilascio di una garanzia bancaria a favore del venditore o avallo dei predetti titoli. In tal modo la banca garante si impegna al pagamento degli effetti alla scadenza in caso di inadempienza del compratore.
- Documenti contro ricevuta o impegno chirografario: in presenza di un preesistente rapporto fiduciario fra le parti, i documenti possono essere consegnati dalla banca anche previo rilascio da parte del compratore di una semplice ricevuta o di un impegno a pagarne il prezzo; in tal caso il pagamento avverrà per iniziativa del compratore.
- Documenti franco pagamento: i documenti sono consegnati all'importatore contro semplice attestazione di ricevuta degli stessi; si versa, evidentemente, in una situazione di fiducia o di accordi pregressi che hanno regolato diversamente il pagamento del prezzo.
Documenti
Generalmente sono oggetto di un'operazione di incasso documentario i seguenti documenti:
- fattura
- documento di trasporto
- documento di assicurazione
- eventuale tratta
- eventuali documenti necessari al transito doganale
- eventuali altri documenti connessi alla natura della transazione, richiesti dalle norme dei Paesi interessati ovvero contrattualmente convenuti.
Fasi dell'incasso documentario
1) Conclusione del contratto commerciale: le controparti stipulano il contratto di vendita prevedendo il pagamento a mezzo incasso documentario, e definiscono il dettaglio dell'operazione di incasso.
2) Spedizione delle merci: l'esportatore invia le merci all'importatore secondo quanto pattuito contrattualmente.
3) Invio documenti alla banca trasmittente: il venditore consegna alla propria banca la documentazione richiesta dall'operazione d'incasso, accompagnata da un documento denominato istruzioni d'incasso, che contiene il dettaglio dell'operazione e le modalità cui le banche dovranno attenersi nel dare esecuzione al mandato.
La lettera di istruzioni deve indicare chiaramente:
- il nominativo del trassato, cioè dell'acquirente estero con il relativo indirizzo
- la banca estera d'appoggio, cioè la banca estera cui spedire i documenti e a cui dare le istruzioni circa l'incasso e/o l'accettazione
- il soggetto/i cui compete il pagamento delle spese e delle commissioni d'incasso
- ulteriori istruzioni per gestire l'incasso.
4) Ricevuta la documentazione, la banca trasmittente verificherà che le istruzioni d'incasso siano pienamente applicabili e che tutti i documenti ricevuti siano ad esse conformi. La banca dell'esportatore inoltra l'ordine d'incasso alla banca dell'importatore, provvedendo all'invio dei documenti alla banca presentatrice, limitandosi all'attività di gestione della rimessa e al controllo sull'operato della banca estera.
5) La banca presentatrice consegna i documenti all'importatore, nel rispetto delle indicazioni ricevute.
6) Ricevuta la notifica, l'importatore ritira i documenti ed effettua la prestazione secondo quanto stabilito nelle istruzioni di incasso.
7) Trasferimento interbancario dei fondi: la banca presentatrice trasmette alla banca trasmittente l'importo riscosso dall'importatore all'atto della consegna dei documenti o alla scadenza degli effetti.
8) Accredito del c/c dell'esportatore: la banca trasmittente accredita i fondi ricevuti al proprio cliente.
Ruolo delle banche
Nell'incasso documentario le banche si limitano a gestire i documenti e a rispettare scrupolosamente le istruzioni di incasso che rappresentano l'unica fonte di riferimento da cui sono desunte le rispettive responsabilità.
È opportuno che le banche coinvolte siano di elevato standing e intrattengano rapporti di corrispondenza.
Le banche non entrano nel rapporto contrattuale che lega importatore ed esportatore e non rispondono del buon fine dell'operazione.
Al contrario, nel credito documentario le banche svolgono un ruolo attivo, assumendo a favore dell'esportatore un impegno di pagamento autonomo. Questa forma di pagamento presenta, quindi, diversi rischi.
Domenico Del Sorbo